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Para evitar fraudes em pequenas empresas pense como as grandes

 Movimentos simples proporcionam grande proteção contra fraudes para pequenas empresas

Administrar uma pequena empresa é cheio de desafios, mas é preciso pensar como as grandes corporações para se inspirar em questões de segurança. Um movimento errado pode não apenas colocar sua empresa em risco, mas também destruir todo o seu sustento. Talvez o maior perigo de todos, dizem os especialistas, seja que as pequenas empresas são muito mais vulneráveis ​à fraude do que as grandes corporações.

“As grandes empresas têm controles melhores e, se houver uma fraude, ela será divulgada muito mais rapidamente do que em uma pequena empresa onde esses controles não existam”, disse Bruce Dubinsky, sócio-gerente e examinador de fraudes certificado da Duff. & Phelps, em entrevista à “American Greed” da CNBC .

A fraude em uma pequena empresa tende a ser muito mais devastadora do que a em uma grande empresa.

“Em média pequenas empresas têm fraudes em torno de US $ 200.000 ”, disse Dubinsky, citando um relatório deste ano da Association of Certified Fraud Examiners .

Isso é mais do que o faturamento anual de quase um punhado de pequenas empresas, isso de acordo com dados do US Census Bureau . É ainda mais devastador na economia atual, na qual muitos trabalhadores são freelancers ou contratados independentes. Por outro lado, Dubinsky disse que as perdas por fraude nas grandes empresas custam em média US $ 100.000. Valor que representa quase que um mero “erro de arredondamento” para uma empresa multimilionária.

As pequenas empresas são mais propensas a confiar a um único indivíduo múltiplas tarefas, como gerenciar os livros e registros da empresa e, ao mesmo tempo, acessar suas contas bancárias. Mas esse tipo de combinação pode entregar a um fraudador as chaves do cofre.

“Essa é provavelmente a forma mais comum de fraude em pequenas empresas: obter acesso à conta bancária e depois tirar dinheiro dessa conta bancária”, disse Dubinsky.

O empresário Jay Avery, de Orange County, Califórnia, aprendeu sobre esse risco da maneira mais difícil quando contratou Lizzie Mulder, de 28 anos, para cuidar dos livros de sua empresa iniciante de vinhos, instalando-a como sua diretora financeira.

Mulder se manteve como um especialista em pequenas empresas muito reconhecida e recomendada, no entanto,  Mulder não era uma contadora certificada como seus clientes acreditavam. E, em vez de administrar suas finanças, ela as estava roubando, financiando um estilo de vida que incluía uma casa à beira-mar em Laguna Beach, uma cirurgia cosmética cara e um par de valiosos cavalos árabes.

Mulder eventualmente se declarou culpada de duas acusações de fraude e foi condenada a pagar US $ 1,5 milhão em restituição. Ela está cumprindo uma sentença de cinco anos em uma prisão federal na Califórnia.

“Eu não sabia que as pessoas eram capazes desse tipo de coisa, e especialmente ela”, disse Avery, cliente de Mulder cujo negócio faliu depois dela ter gasto cerca de US $ 185 mil em pagamentos fraudulentos.

Confie, mas verifique!

Para a maioria dos pequenos empresários, confiar é tudo o que eles podem fazer para manter a operação funcionando. Por isso, muitas vezes é necessário recorrer à outras pessoas – funcionários, contadores externos ou auditores – para lidar com os incômodos detalhes financeiros. Por mais necessário que seja delegar essa parte da operação, é um ponto delicado e geralmente é ponto de entrada bastante conveniente para fraudes. Dubinsky diz que é essencial escolher essas pessoas com cuidado, mas fazer verificações de antecedentes em seus funcionários e contratados é apenas um começo.

“É o velho ditado, ‘confie, mas verifique’”, disse ele. “Você pode dar confiança às pessoas no negócio, mas você deve verificar o que está acontecendo em seu negócio. Gaste um pouco mais de tempo e veja os extratos bancários que chegam ao seu negócio e analise os documentos financeiros.”

Isso significa implementar controles em seus negócios – não muito diferentes dos controles que as  grandes corporações empregam, apenas em uma escala menor. Por exemplo, grandes empresas segregam responsabilidades para que nenhum indivíduo tenha muito controle.

“É o que eu sempre digo aos donos de empresas: segregação de função, como por exemplo, nunca permita que um contador tenha acesso direto à sua conta bancária”, disse Dubinsky. Isso inclui também a capacidade de adicionar ou excluir usuários on-line.

Considere ter extratos bancários enviados para sua casa ou sua conta de e-mail pessoal. E quando eles chegarem, inspecione-os cuidadosamente para enxergar qualquer coisa fora do comum. Isso significa dedicar tempo para entender os detalhes das finanças da sua empresa.

“Se você tem um empréstimo, por exemplo, quem é capaz de sacar esse empréstimo e colocar dinheiro no negócio? O contador pode ligar para o banco e sacar esse empréstimo e transferir dinheiro para si mesmo? Se sim, isso é um problema”, Dubinsky. disse.

Ele também sugere que um contador externo examine os livros duas vezes por ano.

“Dessa forma, meio que mantém o contador interno honesto e diligente”, disse Dubinsky. “Ele saberá que alguém de fora está chegando para ver os livros e registros.”

Apólices de seguro de negócios muitas vezes cobrem desonestidade do empregado. Verifique com sua operadora de seguros para certificar-se de que o seu o faz. Se o seu contabilista é um prestador de serviço externo, pode ser possível contratar uma apólice para esse formato de risco também. Verifique!

Red flag!

Alguns sinais de fraude de empregado são óbvios.

“Se o seu colaborador está chegando em um modelo Porsche ou Mercedes, você deve questionar o que está acontecendo lá”, disse Dubinsky.

Outros são muito mais sutis. Se o seu colaborador nunca tira férias, pode simplesmente significar que ele ou ela é extremamente comprometido, ou mesmo um pouco viciado em trabalho, mas eles também podem estar encobrindo uma fraude.

“Se um colaborador não tirou férias por um longo período de tempo, isso é uma bandeira vermelha”, disse Dubinsky. “Nove vezes fora, se um funcionário está cometendo uma fraude e sai de férias por uma semana ou duas semanas e é substituído, a fraude vem à luz.”

Ele diz que proprietários de pequenas empresas devem forçar seus funcionários a tirar férias – por mais inconveniente que seja – e designar outra pessoa para cobrir suas obrigações enquanto estiverem fora. Esse controle é básico e tem o benefício adicional de manter seus funcionários atualizados.

Dubinsky diz que existe um traço comum entre os fraudadores que se especializam em pequenas empresas: o abuso da confiança recebida.

“A única coisa em comum que todos têm é que são muito astutos”, disse ele. “Eles são pessoas muito inteligentes. E exploram a confiança que ganham dos donos de pequenos negócios”.

FONTE: http://www.fraudescorporativas.com.br/2018/08/para-evitar-fraudes-em-sua-pequena-empresa-pense-como-uma-grande-corporacao/